ペーパーアイテム専門店  Blue&White 結婚式招待状・席次表・席札の手作りキット、格安印刷はペーパーアイテム専門店「Blue&White」

結婚式の招待状・席次表・席札・ウェルカムボード・ギフト販売  ウエディングアイテム専門店

結婚式の延期・中止・規模縮小開催によるお詫び状、招待状の発送はどうしたらいいの?

 

新型コロナウイルスの影響によるペーパーアイテムガイド

 

世界的に猛威をふるう新型コロナウイルス。

 

長い時間をかけ準備をかさねてきた「結婚式」という一大イベントに対し、収束の目途が立たない状況の中で、大きな決断をしなくてはならず、おふたりのお気持ちは察するに余りあるものがあり、当店でもスタッフ一同、関わるものとして大変心を痛めております。

 

さらに、先日 新しい生活様式 が提言され、結婚式の実施に関する新型コロナウイルス感染拡大防止ガイドライン が策定されたことで、戸惑っていらっしゃる方も多いのではないでしょうか。

 

 

 

当店が取り扱うペーパーアイテムは、結婚式に関わるほんの一部分に過ぎません。

しかしながら、印刷物というカテゴリーの中で、少しでもおふたりの不安を取り除きお役に立てることは無いかと思い、日々模索しております。

 

すでに、結婚式の延期や中止等のお詫び状などに関しては、様々なWEBサイトで目にされていらっしゃるかと思いますが、その中で、当店ではお詫び状も含め、ペーパーアイテムに関するお悩みのご相談窓口を設けさせて頂いております。

 

おふたりに合わせたお詫び状の文例のご提案や、おふたりが考えられた文章の添削も無料で行っております。
どうぞお気軽にご相談くださいませ。

 

 

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結婚式が延期や中止になったら、まずはゲストへご連絡を

結婚式の延期や中止、また規模縮小開催となった場合、速やかにゲストへお知らせしなくてはなりません。

新郎新婦様と同じように、ゲストの方々も「結婚式どうなるのだろう」と不安を抱えていらっしゃいます。

 

従来は、すべてのゲストの方に電話やメールなどではなく、封書でお詫び状を送るのがマナーとなっておりますが、今は、過去に経験したことのない未曾有の事態。
ゲストの方々も十分状況を理解されています。
最低限のマナーは守りつつ、臨機応変に対応をしましょう。

 

まずは、ゲストの不安をいち早く解消してあげるためにも、中止や延期が決まった際、速やかに連絡してあげてください。

仲の良いご友人などへのご連絡方法

招待状の発送前で日時に十分な余裕がある場合、もしくは金銭的に余裕があるのであれば、封書を送付しましょう。
既に招待状を送付済みであったり、日時に余裕の無い場合は、電話やメール、LINEなどでの報告でも構いません。

 

メール、LINEなどで連絡する場合は、本来封書で送付するようなお詫び文を用意されると好感が持てます。

 

文章の最後に
「日時が差し迫っていたため、LINEでのご連絡になってしまったことをお許しください」

と、一文を付け足されると良いでしょう。

 

 

ご来賓・会社関係者・目上の方々などへのご連絡方法

本来は直接出向いてお詫びをするのがベターですが、現在は人との接触を制限されている状況。

まずは、延期や中止などが決定した際、速やかにお電話で丁寧にお詫びをお伝えしてください。

 

例)
『本来は直接お伺いしてお詫び申し上げるべきところなのですが、取り急ぎお電話で失礼いたします。
また、わたくしたちの為にご予定を調整頂いておりましたのに、誠に申し訳ございません。
後日改めてご案内をお送りさせていただきます。』

 

結婚式の主催が両家両親の場合は、お相手に応じて両親がお詫びするのが良いでしょう。
そのうえで、改めて封書(お詫び状)を郵送されると良いでしょう。

 

MEMO
結婚式に招待する予定、もしくは予定だったゲストの方々は、おふたりにとって今後も末永くお付き合いしていく大切な方々ばかりです。
このような経験したことのない状況で、やらなくてはならないことが沢山あり、いっぱいいっぱいになってしまうと思います。
だからこそ、誰かに頼り相談し、冷静な判断をしてくださいね。

 

 

 

封書によるお詫び状の作成方法

一般的に結婚式の延期や中止などのご連絡は、お詫び状(封書)を作成いたします。

はがきは、内容を他人に見られることもありますので、絶対に避けましょう。
あくまで、延期や中止、縮小開催によるお知らせなどに留まる内容となります。
その為、延期の場合、再度正式な招待状を発送する必要がありますので、ご注意ください。

 

作成のポイント
延期日が決まっている場合、延期のお詫びと招待状の意味合いを兼ねた案内を出される方が、予算的に安価で済みますが、4か月以上日程が空く場合は、再度招待状をお送りする事をおススメします。

 

お詫び状は何を用意すれば良い?

お詫び状とは、 結婚式の招待状とは封書の性質が異なります。
『封筒』と『本状』のみのいたってシンプルなものです。

結婚式の招待状と異なる点

      • 封緘シールは不要
      • 返信ハガキは不要(招待状と兼ねる場合は必要な場合も)
      • 切手は慶事用でなくて良い
      • ゲストの宛名は、手書きでなくて良い

 

作成のポイント
延期のお詫びと招待状の意味合いを兼ねた案内を出される場合は、通常の結婚式の招待状と同じ作成マナーとなりますので、慶事用切手のご用意を忘れずに。

 

お詫び状の差出人名義、お渡し方法はどうすれば良い?

両親名義で招待状を発送した方、もしくは発送する予定の方は、お詫び状も両親名義に。

本人名義(新郎新婦)で招待状を発送した方、もしくは発送する予定の方は、お詫び状も本人名義(新郎新婦)で作成しましょう。

 

従来は、お詫び状もご来賓や目上の方々には直接お渡しするのが良いのですが、現在は新型コロナウイルス感染が不安な状況ですので、すべて郵送で構いません。

 

お詫び状の文章を考える

招待状を発送する前なのか後なのか、また、お詫び状と招待状を兼ねるのか、はたまた延期から再延期になられてしまった場合など、状況によって作成する文章は相応に変える必要がございます。

 

作成の際に必ず入れること

      • 出席のご連絡など予定を調整して頂いていたことへのお礼とお詫び
      • 既に招待状を発送済みの場合、日時が迫ってからのご連絡となってしまったことへのお詫び
      • 延期日が決まっている場合、延期の日時
      • 延期日が決まっていない場合は「改めてお知らせします」という一言を添えましょう

 

 

下記は、当店でご用意する定型文と、実際に当店で作成いたしました、お客様のオリジナル原稿の作成例です。
(当店スタッフ添削済)

ぜひご参考にされてください。

 

▷参考:結婚式延期お詫び状 定型文
▷参考:結婚式延期お詫び状 作成例《準備中》

 

 

この時期にペーパーアイテムを作成する際に注意すること

新型コロナウイルスの感染拡大が収束しない間は、ペーパーアイテムの作成についても、いくつか気を付けなければならないことがあります。

招待状制作の際に気をつけること

一般的に、結婚式の招待状は、挙式の約2~3か月前に発送することとなっておりますが、発送時期については式場のプランナーさんとよく話し合い、発送時期を決めてください。

 

式場ではなく、外注業者に印刷まで依頼する場合は、納品希望日を必ず先方に伝え、印刷開始日をいつまで待てるかのご確認もしておくと安心です。

 

ペーパーアイテムの印刷会社も、通常は受注後、一定の時期を超えるとキャンセル料が発生する業者がほとんどです。
コロナによる延期の場合、そのキャンセル料を当店と同じく無償化しているお店も多いのですが、念のため、キャンセル料がいつの段階からどのくらい発生するのか、きちんと確認の上ご注文いただくと安心です。

※当店は、印刷開始前段階であれば原則キャンセル料無料となります(コロナによる延期に限ります)。

 

ほとんどのゲストが、おふたりのお祝いごとに、参加を強く希望されていらっしゃると思います。
ただし、ご不安な思いを抱えていらっしゃる方もいらっしゃいますので、気持ちよくご出席いただくために、お気遣いのひとことや、メッセージカードなどを添えると良いでしょう。

 

《当店でご用意しているメッセージカード》

招待状をご購入いただいた全てのお客様さまに、ご購入セット数分無料でお付けいたしております。
※葉書サイズ

席次表・席札・メニュー表制作の際に気をつけること

席次表・席札・メニュー表に関しては、この時期の取り扱いには十分注意が必要です。

従来は、式場の搬入時期が1週間前である式場様も多いため、当店も商品のお届け時期を挙式の1週間前のお届けを推奨しておりました。
しかし、現在は少し状況が違います。
早めに準備することは、かなりのリスクが伴います。
以下を目安に進められると良いでしょう。

 

《式場へのご依頼の場合》
プランナーさんにお任せ頂ければ大丈夫です。

 

《外注業者に依頼される場合》
お席札はあらかじめ、ゲストへのメッセージを書かれたいという事例もございますが、席次表、メニュー表については、結婚式に間に合えば良いのですから、以下のことを想定し、まず式場には、挙式日の何日前までに本当に搬入すればよいのかを、再度ご確認ください。

 

❖想定されること

・コロナ感染などによる欠席が直前に起こる可能性
・急激な感染拡大が再び起こった場合(政府の緊急要請が発生する可能性)

 

 

招待状と同じく、ほとんどの業者が、印刷開始の前段階であれば、キャンセル料を免除してくれる可能性があります。ただし、印刷を開始し、商品が発送されてしまいますと、100%返品が出来なくなります。

 

あらかじめ納品希望日を伝え、 何日前まで印刷開始を待っていただけるかの確認をすることがどこに依頼する場合でも必須となります。

 

 

 

現在、新郎新婦様の支援策として、当店でも下記の案内状(お詫び状)を格安販売いたしております。

ぜひご利用ください。

 

詳しくは 下記オンラインショップにて。